1. Objeto:
El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos aplicables en el manejo de la información de datos personal por parte de COLMEDIOS GROUP SAS.
2. Responsable Del Tratamiento:
- COLMEDIOS GROUP SAS. es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.
- Razón Social: COLMEDIOS GROUP SAS.
- Oficina Principal: Calle 19 Norte # 4N – 15 Cali Valle Colombia
- Teléfono: +57 3165253789
- Página Web: www.colmedios.com
- Email: [email protected] y/o [email protected]
3. Tratamiento Al Cual Serán Sometidos Los Datos Y La Finalidad Del Mismo:
El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
La información que recolecta COLMEDIOS GROUP SAS en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes, prospectos, accionistas y empleados de la compañía.
Tratamientos y finalidades generales de la información:
- Procesar.
- Confirmar.
- Cumplir.
- Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
- Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.
- Realizar transacciones.
- Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.
- Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
- Recolección.
- Almacenamiento.
- Grabación.
- Uso.
- Circulación.
- Procesamiento.
- Análisis.
- Supresión.
- Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.
- Registros contables.
- Correspondencia.
- Contacto.
- Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.
Información De Los Accionistas:
- Efectuar pago de dividendos.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
- Control de la participación accionaria.
- Contacto.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
Información de los proveedores y acreedores:
- Para fines comerciales.
- Registros contables.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
- Para realizar Los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
- Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.
- Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
Información de los clientes y prospectos:
- Para fines comerciales.
- Publicidad y mercadeo.
- Análisis estadísticos.
- Investigación de mercados.
- Contacto.
- Registros contables.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
- Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
- Facturación.
Información de los empleados, trabajadores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacantes:
- Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)
- En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle tratamiento a la información.
- En el caso de requerimientos judiciales y legales.
- Registros contables y pago de nómina.
- Reclutamiento y selección de personal que ocuparán las vacantes.
- Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
- Realizar transacciones.
- Pago de beneficios extralegales.
- Auditorías.
- Análisis estadísticos.
- Capacitación y formación.
- Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a los trabajadores activos, entre otros.
COLMEDIOS GROUP SAS reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual esta comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en esta política.
4. Derechos Del Titular:
El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el Responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titularse obliga a suministrar información veraz.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
5. Procedimiento Para Solicitud De Consultas, Actualización Y Supresión De Datos Y Reclamos:
Consultas, Actualización Y Supresión:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar, actualizar o solicitar supresión de la información personal del Titular que estén en las bases de datos de COLMEDIOS GROUP SAS.
La solicitud deberá ser formulada mediante comunicación dirigida a CÉSAR AUGUSTO PÉREZ MEJÍA, en la dirección de correo electrónico [email protected] o al teléfono +57 316 5253789.
La solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de COLMEDIOS GROUP SAS. debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.
La consulta deberá ser formulada mediante comunicación dirigida a CÉSAR AUGUSTO PÉREZ MEJÍA, en la dirección de correo electrónico [email protected] o al teléfono +57 316 5253789, en la cual deberá informar: nombre e identificación del
Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Requisito de procedibilidad.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante COLMEDIOS GROUP SAS.
6. Modificaciones A Las Políticas De Privacidad:
COLMEDIOS GROUP SAS se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.colmedios.com.
7. Aceptación:
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de esta Política de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.
8. Información Obtenida De Forma Pasiva:
Cuando se usen los servicios de los sitios web de COLMEDIOS GROUP SAS, podremos recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para la recolección y manejo de la información, tales como “cookies”, sistemas de tracking y análisis, y cualquier otro recursos tecnológico a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de COLMEDIOS GROUP SAS tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
9. Transferencia, Transmisión Y Revelación De Datos Personales:
COLMEDIOS GROUP SAS podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
COLMEDIOS GROUP SAS podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA EMPRESA cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de COLMEDIOS GROUP SAS; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre COLMEDIOS GROUP SAS y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
10. Vigencia:
Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación en el mes de Octubre de 2016.